Warum Projekte so schwer zu managen sind

Mit Projekten wird Fortschritt gemacht, sie bringen kleine wie große Unternehmen voran. Aber für ein professionelles Management werden Experten gebraucht. Denn sonst kann es richtig teuer werden…

Artikel von Harald Czycholl – Dieser Artikel ist am 25. Juli 2015 auf Welt Online erschienen.

Seit dem vergangenen Jahr können Rewe-Kunden bei jedem Einkauf die Payback-Karte zücken und Punkte sammeln. Die Partnerschaft bringe klare Vorteile für Rewe- wie auch für Payback-Kunden, zeigte sich der Einzelhandelskonzern bei der Vorstellung der Kooperation überzeugt. Was einfach klingt, ist eine komplexe Angelegenheit – schließlich muss die Technik zweier Unternehmen miteinander vernetzt und in Einklang gebracht werden.

Für das Projekt holte sich Rewe externe Unterstützung ins Haus: Die Düsseldorfer Firma DataLab, die auf Kundenbindung und Datenanalyse spezialisiert ist, unterstützte den Handelsriesen beim Projektmanagement.

Mit Projekten wird Fortschritt gemacht, sie bringen kleine wie große Unternehmen voran. Laut einer Untersuchung der Universität Kassel sind in 91 Prozent der deutschen Konzerne Projektmanagementprozesse oder formale Regelungen implementiert. Denn im globalen Wettbewerb hat der Druck zugenommen, die Innovationszyklen sind kürzer geworden.

Aber auch Themen wie Kostenreduzierung, höhere Umsatzziele und Compliance stehen häufig im Fokus von Projekten. Laut einer von der Deutschen Gesellschaft für Projektmanagement (GPB) in Auftrag gegebenen Studie wurden schon im Jahr 2013 36,7 Prozent des deutschen Bruttoinlandsprodukts durch Projekte erwirtschaftet – mit wachsender Tendenz.

Kardinalfehler sind an der Tagesordnung 

„Projekte machen Zukunft“, betont GPM-Geschäftsführer Jürgen Engelhardt. „Deshalb wollen wir möglichst alle Teile der Gesellschaft dazu in die Lage versetzen, Projektmanagement mit Freude und Begeisterung anzuwenden.“ In vielen Unternehmen werde bereits heute mehr als die Hälfte des Umsatzes mit Projekten erzielt.

Doch Projekte sind meistens sehr komplex und personalintensiv – und daher für viele Firmen eine enorme Herausforderung. Um diese zu bewältigen, müssen sie professionell gemanagt werden. Dabei werden immer wieder Kardinalfehler begangen – und zwar branchenübergreifend. Manche legen einfach los, ohne detaillierte Planung und vor allem ohne Zieldefinition.

Andere wollen alles auf einmal und bedenken dabei nicht, dass zu viele Prozesse ein Projektteam auch lähmen können – mit der Folge, dass alle Beteiligten zunehmend frustriert sind. Wieder andere planen zwar sehr exakt und schematisch, unterschätzen aber den Faktor Mensch.

Die Arbeitswelt hat sich in den vergangenen Jahren stark verändert. Gefragt ist heute nicht mehr das bereichsscharfe Sacharbeiterdenken, sondern Flexibilität und interdisziplinäres Arbeiten. „Es hat sich ein Wandel in den Köpfen breitgemacht“, sagt DataLab-Geschäftsführer Maximilian Graf Stolberg.

„Wenn Geschäftsmodelle sich durch die zunehmende Digitalisierung der Gesellschaft in immer kürzeren Abständen verändern müssen, so sind neben mehr Flexibilität zunehmend auf Zeit beschränkte neue Kompetenzen gefragt.“ Denn wenn Projekte verschleppt werden oder völlig aus dem Ruder laufen, kann es richtig teuer werden.

Kostenrahmen einhalten

Vor allem kleine und mittlere Unternehmen können sich Pannen nicht leisten. Denn Fehler beim Projektmanagement bedeuten fast immer hohe Zusatzkosten – und die können eine Firma leicht ruinieren.

Der Druck in vielen Branchen nehme zu, bestätigt Nicolaus von Gersdorff, Geschäftsführer von Assure Consulting, einer auf Projektmanagement-Dienstleistungen spezialisierten Unternehmensberatung aus Hamburg. Die Unternehmen würden zunehmend merken, dass sie nur mithilfe von Projekten schnell genug sein könnten, um Trends aufzunehmen, sich an den Markt anzupassen oder den Wettbewerb sogar zu überholen.

„Quer durch alle Industrien ist eine hohe Nachfrage nach professionellem Projektmanagement-Know-how festzustellen“, erklärt von Gersdorff. „Mit unserer Expertise helfen wir den Kunden, ihre Projekte erfolgreich zu realisieren.“ Dies geschehe durch eine Kombination aus operativer Unterstützung und pragmatischer Beratung.

Ein durchdachtes Projektmanagement schafft ein einheitliches Verständnis von Sinn und Zweck, Begriffen und Methoden der Projektsteuerung. Das vereinfacht und strukturiert die Arbeit in Projekten enorm: Kostenrahmen werden so besser eingehalten, und die Ressourcenplanung ist valider und weniger anfällig für Störungen.

Wichtig ist zum einen eine gute Organisation: Klare Verantwortlichkeiten für die Projektziele, die festen Leitlinien folgen, eine detaillierte Überwachung von Kosten und Nutzen und eine regelmäßige Überprüfung, ob die Ziele wirklich erreichbar sind, sind genauso unerlässlich wie eine Projektnachschau, die den tatsächlich erzielten Nutzen noch einmal analysiert.

Der Mensch steht im Mittelpunkt

Noch viel wichtiger ist aber der Faktor Mensch: Eindeutige Formulierungen, klare Absprachen, die rechtzeitige Einbindung sämtlicher relevanten Akteure – für Unternehmensberater von Gersdorff macht das erfolgreiches Projektmanagement aus. „Einer der zentralen Erfolgsfaktoren von Projektmanagement ist Kommunikation“, betont der Experte.

Denn schließlich wird jedes Projekt geprägt von der Zusammenarbeit von Menschen und der Überzeugung aller Betroffenen. Und wenn ein relevanter Entscheidungsträger übergangen wird, dementsprechend verärgert ist und das Vorhaben blockiert, kann auch die beste Organisation das Projekt nicht mehr retten.